Datenschutzrichtlinie

Wer wir sind

FileAbroad ist ein Dienst von Iterative Systems LLC. Diese Richtlinie gilt für fileabroad.com, vorläufige Aufnahmeanträge, Zahlungsmitteilungen und Steuererklärungsaufträge von FileAbroad.

Informationen, die wir sammeln

• Kontaktdaten und vorläufige Steuerangaben aus den Aufnahmeformularen. Anfragen für schriftlich abgewickelte Leistungen enthalten außerdem die gewählte Leistung, Antworten auf Vorfragen und Anmerkungen; private Zustellungsdaten bewahren die Anfrage-E-Mail für erneute Zustellversuche auf.
• E-Mail-Adressen, angeforderte Ressourcen, Newsletter- und Nachfasspräferenzen, Einwilligungs- und Bestätigungsdaten, Abmeldungen und E-Mail-Zustellungsdaten.
• Rechnungs-, Bestell-, Zahlungsstatus-, Leistungs- und Steuerjahresdaten, die je nach Vorgang über Mercury oder Stripe verarbeitet werden.
• Steuerunterlagen werden über den Einladungslink direkt an Encyro gesendet, auch optionale Unterlagen für eine erste Anfrage. Die Dateien laufen weder über die FileAbroad-Website noch über deren Speicher. Senden Sie sensible Unterlagen nicht über öffentliche Formulare, gewöhnliche E-Mails oder WhatsApp.
• Nachrichten, die Sie per E-Mail oder WhatsApp senden möchten.
• Zustimmungsbasierte Website-Ereignisse wie Seitenpfade, Aufnahmebeginn, WhatsApp-Klicks, Rechnungserstellung und abgeschlossene Käufe. Steuerantworten, Aufnahmetext, Nachrichteninhalte, Namen, E-Mails, Telefonnummern und Dokumenteninhalte werden nicht an GA4 gesendet.
• Für diesen Ablauf speichert FileAbroad Anfragedaten, die Anfrage-E-Mail, die Zustimmung zu Erinnerungen und Statusangaben 90 Tage nach der Anfrage privat in Vercel Blob. Hochgeladene Dateien sind darin nicht enthalten.

Wie wir Informationen verwenden

• Eine Anfrage prüfen, den Umfang empfehlen, angenommene Einreichungen vorbereiten und kommunizieren.
• Rechnungen und Zahlungen erstellen und abgleichen, Zahlungsbestätigungen versenden und gekaufte digitale Produkte liefern.
• Den Dienst schützen, Missbrauch verhindern, Aufzeichnungen führen und rechtliche Pflichten erfüllen.
• Die aggregierte Website- und Funnel-Leistung nach Zustimmung zu den Analysen messen.
• Angeforderte Ressourcen und Bestätigungen zustellen. Optionale Newsletter und andere Nachfass-E-Mails erfordern eine separate Zustimmung und E-Mail-Bestätigung. Für die 2 Encyro-Upload-Erinnerungen gilt eine eigene ausdrückliche Zustimmung; sie lassen sich jederzeit stoppen.
• Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung sendet FileAbroad bis zu 2 Upload-Erinnerungen, an den Tagen 3 und 7 nach der Anfrage. Über den E-Mail-Link können Sie sie stoppen; auch die Meldung eines Uploads stoppt die Erinnerungen.
• Ein von Ihnen gemeldeter Upload wird getrennt vom durch FileAbroad bestätigten Eingang erfasst. Das Öffnen des Encyro-Links bestätigt keinen Dokumenteneingang.

Dienstleister

FileAbroad verkauft keine persönlichen Informationen. Es gibt Informationen an Dienstleister nur weiter, soweit dies für den angegebenen Geschäftszweck erforderlich ist, vorbehaltlich deren Bedingungen und Datenschutzpraktiken. Aktuelle Anbieter sind:

• Vercel — Website-Hosting, private Speicherung von Leistungsanfragen sowie Zustellungs- und Einwilligungsdaten und datenschutzorientierte Website-Analysen. Für diesen Ablauf speichert FileAbroad Anfragedaten, die Anfrage-E-Mail, die Zustimmung zu Erinnerungen und Statusangaben 90 Tage nach der Anfrage privat in Vercel Blob. Hochgeladene Dateien sind darin nicht enthalten..
• Google Analytics — zustimmungsbasierte Website-Messung und Konversionsereignisse.
• Resend — Zustellung von Anfragen für schriftliche Leistungen an FileAbroad, Kundenbestätigungen sowie Transaktions- und Ressourcen-E-Mails; optionale Newsletter und Nachfass-E-Mails nach bestätigter Einwilligung. Resend übermittelt die Anfrage an FileAbroad, die Encyro-Einladung und die von Ihnen erlaubten Erinnerungen. Diese E-Mails enthalten keine Dokumentanhänge..
• Kit — Newsletter-Anmeldung, Themenpräferenzen, Bestätigungs- und Newsletter-E-Mails sowie Metadaten zu Formularinteraktionen und zur Herkunftsseite.
• Mercury — gehostete ACH-Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen.
• Encyro — sichere Erfassung und Austausch von Steuerdokumenten.
• WhatsApp / Meta — optionale Nachrichtenübermittlung, wenn Sie FileAbroad dort kontaktieren möchten.
• Web3Forms — Message-Chip-Kontaktanfragen und ältere Formulare außerhalb dieses Encyro-Ablaufs.
• Stripe — gehostete Zahlungsseite, Zahlungsabwicklung und Kaufdaten.

Steuererklärungen können auch eine Offenlegung gegenüber dem IRS, FinCEN, staatlichen Steuerbehörden oder einer anderen Behörde erfordern, die der Kunde autorisiert oder das Gesetz vorschreibt.

KI-gestützte interne Arbeitsabläufe

FileAbroad kann einen separat konfigurierten, von Menschen überprüften KI-Assistenten für Nachrichtenentwürfe oder zugestimmte Anrufzusammenfassungen verwenden. Die Website betreibt kein WhatsApp CRM oder KI-Chat-Endpunkt. Die KI-Ausgabe wird nicht zur Festlegung eines individuellen Preises oder zur rechtlichen Beurteilung herangezogen. Anrufe werden nur nach einer expliziten Zustimmung aufgezeichnet oder transkribiert. Halten Sie SSNs und vollständige Kontonummern von WhatsApp und Anrufprotokollen fern.

Analysen und Cookies

Die Speicherung von Google Analytics ist standardmäßig deaktiviert und wird nur aktiviert, nachdem der Besucher Analysen akzeptiert hat. Die Präferenz wird im Browser gespeichert. Vercel Analytics kann datenschutzorientierte aggregierte Nutzungsdaten sammeln. Affiliate- und Newsletter-Präferenz-Cookies können auch für die funktionale Zuordnung und Anzeigeoptionen verwendet werden.

Aufbewahrung und Sicherheit

Die Löschung der privaten Anfragedaten ist für 90 Tage nach der Anfrage vorgesehen. An Tag 83 erhält das Team eine Erinnerung, die Encyro-Uploads manuell zu prüfen und möglichst bis Tag 90 zu löschen. Diese Erinnerung löscht Encyro-Dateien nicht automatisch. Unterlagen angenommener Aufträge unterliegen den jeweiligen Aufbewahrungspflichten. FileAbroad bewahrt Aufzeichnungen für die Auftrags-, Betriebs-, Steuererklärungs-, Sicherheits- und Rechtsfristen auf, die für die jeweilige Aufzeichnung gelten. Kein Übertragungs- oder Speichersystem kann als absolut sicher garantiert werden. FileAbroad beschränkt die Dokumentenerfassung auf das sichere Portal und verwendet für den Dienst angemessene Zugriffskontrollen.

Wahlmöglichkeiten und Kontakt

Sie können Analysen ablehnen, Newsletter abbestellen, Anrufaufzeichnungen oder KI-Transkriptionen ablehnen oder gegebenenfalls Auskunft, Korrektur oder Löschung beantragen. Kontaktieren Sie info@fileabroad.com. Einige Steuer-, Zahlungs-, Sicherheits- und Rechtsaufzeichnungen können nicht sofort gelöscht werden.