Privacybeleid

Wie we zijn

FileAbroad is een dienst van Iterative Systems LLC. Dit beleid is van toepassing op fileabroad.com, voorlopige intakeverzoeken, betalingscommunicatie en belastingvoorbereidingsopdrachten van FileAbroad.

Informatie die we verzamelen

• Contactgegevens en voorlopige belastinggegevens uit intakeformulieren. Aanvragen voor schriftelijke dienstverlening bevatten ook de gekozen dienst, antwoorden op voorafgaande vragen en opmerkingen; private bezorgingsgegevens bewaren de aanvraagmail voor nieuwe bezorgpogingen.
• E-mailadressen, aangevraagde hulpmiddelen, voorkeuren voor nieuwsbrieven en opvolging, toestemmings- en bevestigingsdatums, afmeldingen en gegevens over e-mailbezorging.
• Factuur-, bestel-, betaalstatus-, dienst- en belastingjaargegevens die via Mercury of Stripe worden verwerkt, afhankelijk van de dienst.
• Belastingdocumenten gaan via de uitnodigingslink rechtstreeks naar Encyro, ook als u vrijwillig stukken voor een eerste aanvraag deelt. De bestanden lopen niet via de website of opslag van FileAbroad. Verstuur gevoelige documenten niet via openbare formulieren, gewone e-mail of WhatsApp.
• Berichten die u kiest te verzenden via e-mail of WhatsApp.
• Op toestemming gebaseerde websitegebeurtenissen zoals paginapaden, start van intakes, WhatsApp-klikken, factuurcreatie en voltooide aankopen. Belastingantwoorden, intaketekst, berichtinhoud, namen, e-mails, telefoonnummers en documentinhoud worden niet naar GA4 verzonden.
• Voor dit proces bewaart FileAbroad aanvraaggegevens, de intake-e-mail, toestemming voor herinneringen en statusgegevens 90 dagen na de intake privé in Vercel Blob. Deze gegevens bevatten geen geüploade bestanden.

Hoe we informatie gebruiken

• Een verzoek beoordelen, de reikwijdte aanbevelen, geaccepteerde aangiften voorbereiden en communiceren.
• Facturen en betalingen aanmaken en afstemmen, betaalbevestigingen versturen en gekochte digitale producten leveren.
• De dienst beschermen, misbruik voorkomen, records bijhouden en voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Geaggregeerde website- en funnelprestaties meten na toestemming voor analyses.
• Aangevraagde informatie en bevestigingen leveren. Optionele nieuwsbrieven en andere opvolgmails vereisen aparte toestemming en e-mailbevestiging. De 2 Encyro-uploadherinneringen hebben hun eigen uitdrukkelijke toestemming en kunnen altijd worden gestopt.
• Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming stuurt FileAbroad maximaal 2 uploadherinneringen, op dag 3 en 7 na de intake. U kunt ze stoppen via de e-maillink; een upload melden stopt de herinneringen ook.
• Een door u gemelde upload wordt apart geregistreerd van ontvangst die FileAbroad bevestigt. Het openen van de Encyro-link bevestigt niet dat documenten zijn ontvangen.

Dienstverleners

FileAbroad verkoopt geen persoonlijke informatie. Het verstrekt informatie aan dienstverleners alleen voor zover nodig voor het vermelde zakelijke doel, onderworpen aan hun voorwaarden en privacybeleid. Huidige providers zijn onder andere:

• Vercel — websitehosting, private opslag van dienstaanvragen en bezorgings- en toestemmingsgegevens, en privacygerichte site-analyses. Voor dit proces bewaart FileAbroad aanvraaggegevens, de intake-e-mail, toestemming voor herinneringen en statusgegevens 90 dagen na de intake privé in Vercel Blob. Deze gegevens bevatten geen geüploade bestanden..
• Google Analytics — op toestemming gebaseerde websitemeting en conversiegebeurtenissen.
• Resend — bezorging van aanvragen voor schriftelijke diensten aan FileAbroad, klantbevestigingen en transactionele en hulpmiddelen-e-mails, plus optionele nieuwsbrieven en opvolgmails na bevestigde toestemming. Resend bezorgt de intake aan FileAbroad, de Encyro-uitnodiging en de herinneringen waarvoor u toestemming geeft. Deze e-mails bevatten geen documentbijlagen..
• Kit — nieuwsbriefaanmelding, interessevoorkeuren, bevestigingsmails en nieuwsbrieven, en metadata over formulierinteracties en de herkomstpagina.
• Mercury — gehoste ACH-facturen en betalingsrecords.
• Encyro — veilige verzameling en uitwisseling van belastingdocumenten.
• WhatsApp / Meta — optionele berichten wanneer u ervoor kiest om FileAbroad daar te contacteren.
• Web3Forms — Message Chip-contactvragen en oudere formulieren buiten dit Encyro-proces.
• Stripe — gehoste betaalpagina, betalingsverwerking en aankoopgegevens.

Belastingaangiften kunnen ook openbaarmaking vereisen aan de IRS, FinCEN, staatsbelastingdiensten of een andere autoriteit die de cliënt autoriseert of de wet vereist.

AI-ondersteunde interne workflows

FileAbroad kan een afzonderlijk geconfigureerde, door mensen beoordeelde AI-assistent gebruiken voor conceptberichten of samenvattingen van gesprekken met toestemming. De website beheert geen WhatsApp CRM of AI-chat-endpoint. AI-output wordt niet gebruikt om een aangepaste prijs vast te stellen of een juridische beslissing te nemen. Gesprekken worden alleen opgenomen of getranscribeerd na een expliciete toestemmingskeuze. Houd SSN's en volledige rekeningnummers buiten WhatsApp en gespreksafschriften.

Analyses en cookies

Google Analytics-opslag wordt standaard geweigerd en alleen ingeschakeld nadat de bezoeker analyses accepteert. De voorkeur wordt opgeslagen in de browser. Vercel Analytics kan privacygerichte geaggregeerde gebruiksinformatie verzamelen. Affiliate- en nieuwsbriefvoorkeurscookies kunnen ook worden gebruikt voor functionele attributie en weergavekeuzes.

Bewaring en beveiliging

Verwijdering van de privéaanvraaggegevens is gepland op 90 dagen na de intake. Op dag 83 krijgt het team een herinnering om de Encyro-uploads handmatig te controleren en te verwijderen, met dag 90 als streefdatum. Deze herinnering verwijdert Encyro-bestanden niet automatisch. Dossiers van aanvaarde opdrachten volgen de toepasselijke bewaarplichten. FileAbroad bewaart records voor de opdracht-, operationele, belastingvoorbereider-, beveiligings- en wettelijke perioden die van toepassing zijn op het record. Geen enkel transmissie- of opslagsysteem kan perfect veilig worden gegarandeerd. FileAbroad beperkt de documentverzameling tot het beveiligde portaal en gebruikt toegangscontroles die passend zijn voor de dienst.

Keuzes en contact

U kunt analyses weigeren, u afmelden voor nieuwsbrieven, gespreksopname of AI-transcriptie weigeren, of vragen stellen over toegang, correctie of verwijdering waar van toepassing. Neem contact op met info@fileabroad.com. Sommige belasting-, betalings-, beveiligings- en juridische records kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd.