Privacybeleid

Wie we zijn

FileAbroad is een dienst van Iterative Systems LLC. Dit beleid is van toepassing op fileabroad.com, voorlopige intakeverzoeken, betalingscommunicatie en belastingvoorbereidingsopdrachten van FileAbroad.

Informatie die we verzamelen

• Contactgegevens en voorlopige belastinggegevens uit intakeformulieren. Aanvragen voor schriftelijke dienstverlening bevatten ook de gekozen dienst, antwoorden op voorafgaande vragen en opmerkingen; private bezorgingsgegevens bewaren de aanvraagmail voor nieuwe bezorgpogingen.
• E-mailadressen, aangevraagde hulpmiddelen, voorkeuren voor nieuwsbrieven en opvolging, toestemmings- en bevestigingsdatums, afmeldingen en gegevens over e-mailbezorging.
• Factuur-, bestel-, betaalstatus-, dienst- en belastingjaargegevens die via Mercury of Stripe worden verwerkt, afhankelijk van de dienst.
• Belastingdocumenten en gevoelige persoonlijke informatie geüpload via het beveiligde Encyro-portaal nadat een opdracht is geaccepteerd.
• Berichten die u kiest te verzenden via e-mail of WhatsApp.
• Op toestemming gebaseerde websitegebeurtenissen zoals paginapaden, start van intakes, WhatsApp-klikken, factuurcreatie en voltooide aankopen. Belastingantwoorden, intaketekst, berichtinhoud, namen, e-mails, telefoonnummers en documentinhoud worden niet naar GA4 verzonden.

Hoe we informatie gebruiken

• Een verzoek beoordelen, de reikwijdte aanbevelen, geaccepteerde aangiften voorbereiden en communiceren.
• Facturen en betalingen aanmaken en afstemmen, betaalbevestigingen versturen en gekochte digitale producten leveren.
• De dienst beschermen, misbruik voorkomen, records bijhouden en voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Geaggregeerde website- en funnelprestaties meten na toestemming voor analyses.
• Aangevraagde hulpmiddelen en ontvangstbevestigingen bezorgen. Optionele nieuwsbrieven en automatische opvolgmails alleen versturen na afzonderlijke toestemming en bevestiging van het e-mailadres. Afmelden voor optionele e-mails kan op elk moment.

Dienstverleners

FileAbroad verkoopt geen persoonlijke informatie. Het verstrekt informatie aan dienstverleners alleen voor zover nodig voor het vermelde zakelijke doel, onderworpen aan hun voorwaarden en privacybeleid. Huidige providers zijn onder andere:

• Vercel — websitehosting, private opslag van dienstaanvragen en bezorgings- en toestemmingsgegevens, en privacygerichte site-analyses.
• Google Analytics — op toestemming gebaseerde websitemeting en conversiegebeurtenissen.
• Resend — bezorging van aanvragen voor schriftelijke diensten aan FileAbroad, klantbevestigingen en transactionele en hulpmiddelen-e-mails, plus optionele nieuwsbrieven en opvolgmails na bevestigde toestemming.
• Mercury — gehoste ACH-facturen en betalingsrecords.
• Encyro — veilige verzameling en uitwisseling van belastingdocumenten.
• WhatsApp / Meta — optionele berichten wanneer u ervoor kiest om FileAbroad daar te contacteren.
• Web3Forms — bezorging van gewone intakeformulieren en contactberichten.
• Stripe — gehoste betaalpagina, betalingsverwerking en aankoopgegevens.

Belastingaangiften kunnen ook openbaarmaking vereisen aan de IRS, FinCEN, staatsbelastingdiensten of een andere autoriteit die de cliënt autoriseert of de wet vereist.

AI-ondersteunde interne workflows

FileAbroad kan een afzonderlijk geconfigureerde, door mensen beoordeelde AI-assistent gebruiken voor conceptberichten of samenvattingen van gesprekken met toestemming. De website beheert geen WhatsApp CRM of AI-chat-endpoint. AI-output wordt niet gebruikt om een aangepaste prijs vast te stellen of een juridische beslissing te nemen. Gesprekken worden alleen opgenomen of getranscribeerd na een expliciete toestemmingskeuze. Houd SSN's en volledige rekeningnummers buiten WhatsApp en gespreksafschriften.

Analyses en cookies

Google Analytics-opslag wordt standaard geweigerd en alleen ingeschakeld nadat de bezoeker analyses accepteert. De voorkeur wordt opgeslagen in de browser. Vercel Analytics kan privacygerichte geaggregeerde gebruiksinformatie verzamelen. Affiliate- en nieuwsbriefvoorkeurscookies kunnen ook worden gebruikt voor functionele attributie en weergavekeuzes.

Bewaring en beveiliging

FileAbroad bewaart records voor de opdracht-, operationele, belastingvoorbereider-, beveiligings- en wettelijke perioden die van toepassing zijn op het record. Geen enkel transmissie- of opslagsysteem kan perfect veilig worden gegarandeerd. FileAbroad beperkt de documentverzameling tot het beveiligde portaal en gebruikt toegangscontroles die passend zijn voor de dienst.

Keuzes en contact

U kunt analyses weigeren, u afmelden voor nieuwsbrieven, gespreksopname of AI-transcriptie weigeren, of vragen stellen over toegang, correctie of verwijdering waar van toepassing. Neem contact op met info@fileabroad.com. Sommige belasting-, betalings-, beveiligings- en juridische records kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd.